Что такое СЭД и зачем нужна автоматизация

Автоматизация документооборота в организации возможна с помощью специального ПО для работы с электронными документами. Современные СЭД позволяют создавать, редактировать, осуществлять поиск нужных бланков, а также организовать взаимодействие между работниками предприятия на всех этапах. Широкий функционал подобных продуктов позволяет обеспечить эффективное управление документооборотом, маршрутизацию процессов, высокий уровень исполнительской дисциплины.

Благодаря программам ЭДО можно объединить в единое целое все внешние и внутренние документы компании, сформировать удобную цифровую среду для работы с информацией. Сегодня любой бизнес вне зависимости от его масштабов, оборотов, сферы деятельности и правовой организационной формы нуждается во внедрении СЭД.

Какие задачи решает процесс оптимизация документооборота (офис без бумаг)

Автоматизация документооборота предприятия позволяет упорядочить процессы ведения дел путем реализации концепции «офиса без бумаг». Применение ЭДО, оцифровка бумажных бланков решает следующие задачи:

• Исключаются из документооборота бумажные носители – оптимизируется работа с информацией, ускоряются все бизнес-процессы: от создания, подготовки документов до их поиска, согласования и обмена. Немаловажно и то, что снижаются издержки на расходные материалы, применяемые при работе с бумажными документами.
• Накопление больших массивов данных (Big Data) для аналитического анализа – внедрение ЭДО и методов архивирования информации позволяют предприятию накапливать большие объемы данных для последующего анализа, аудита. Это помогает эффективнее управлять развитием бизнеса, формировать расширенные отчеты, упрощать прогнозирование и планирование деятельности.
• Повышение уровня исполнительской дисциплины – за счет упрощения контроля задач повышается качество исполнения работниками предприятия распоряжений, приказов, решений руководителей, а значит, растет производительность труда в целом. СЭД помогает быстро наладить систему координаций в организации, позволяет распределить нагрузку между персоналом, повысить ответственность работников.
• Обеспечение защищенности данных – шифрование информации, иерархия доступа пользователей к файлам, электронное хранилище предупреждают утечку информации, обеспечивают сохранность и безопасность работы с документами предприятия.
• Формирование и развитие корпоративной культуры – автоматизированный документооборот на предприятии облегчает взаимодействие между сотрудниками, подразделениями, отделами компании. В результате упрощения коммуникации минимизируются трудовые конфликты, выстраивается четкая иерархия структуры управления (вертикальные связи), налаживаются взаимоотношения в коллективе, растет общий корпоративный дух фирмы.
• Ускоренный тренинг* новых сотрудников – встроенная в СЭД база знаний, система оповещения облегчают и ускоряют адаптацию новеньких кадров предприятия, сокращают расходы на проведение тренинга*, упрощают работу кадровых специалистов.

Таким образом переход на СЭД в глобальном смысле уже давно стал важной частью развитой ИТ-инфраструктуры предприятия. Налаженные бизнес-процессы напрямую влияют на качество предоставляемых услуг. Оптимизация документооборота позволяет организации быстро и эффективно решать повседневные внутренние и внешние задачи; повышает конкурентоспособность; увеличивает прибыль и рентабельность деятельности.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Грамотная автоматизация документооборота на предприятии помогает на всех уровнях упорядочить, наладить управление потоками входящих и исходящих документов. При выборе СЭД нужно учитывать рабочий функционал системы, перечень поставленных задач. Условная классификация включает 4 вида продукта:

• ПО для делопроизводства – это универсальный тип ПО, который позволяет перевести в цифровой формат документы любых юрлиц вне зависимости от вида хозяйственной деятельности компании, масштабности, оборотов бизнеса. Возможности продукта ориентированы на классическую вертикальную структуру управления, исполнение обязанностей по строго заданному регламенту и стандартным правилам.
• Электронные архивы – это программное обеспечение предназначено для организации работы с большими объемами электронной информации. Возможности функционала продукта заточены под кластерный анализ, а также корректную классификацию информации, которая временно не используется, но требует точного индексирования данных и быстрого поиска. Как правило, ЭА применяются с целью перевода бумажных носителей информации в электронные, то есть для оцифровки документов, и создания единой базы данных от момента формирования документа до его исполнения.
• Workflow-софт – платформа для автоматизации документооборота, комплексного управления всеми потоками работ компании. В первую очередь подходит для предприятий с большими объемами документов, повторяющимися рутинными задачами, высокой степенью организационной зрелости.
• ECM – это набор технологий для управления корпоративным контентом предприятия. Софт предназначен для работы со структурированной информацией в любом формате, с некаталогизированными информационными массивами. ECM-системы представляют собой гибкое ПО для хранения, создания, систематизации, поиска, обработки электронного контента компании. Возможности функционала продукта позволяют управлять библиотечными знаниями, заданиями коллективу, медиа и web-контентом, взаимодействием пользователей; разграничивать права доступа пользователей; настраивать Workflow-сервисы. Таким образом технологии ECM помогают не просто внедрить автоматизацию управления документооборотом предприятия, но и повысить эффективность работы персонала с помощью KPI, управлять загрузкой трудовых ресурсов, распределять нагрузку между работниками.

На современном рынке представлены и комплексные решения СЭД, в которых объединяются функции софта разных типов. К примеру, многие продвинутые системы зачастую включают в себя функционал ЭА и нередко предусматривает опции Workflow или ECM. Подобные разработки считаются более сложными в управлении, но тем не менее позволяют полностью автоматизировать управление ЭДО, точечно настроить бизнес-процессы под специфику деятельности и стоящие перед предприятием задачи.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Внедрение системы ЭДО повышает эффективность и конкурентоспособность деятельности предприятия, помогает оптимизировать бизнес-процессы, укрепляет доверие к организации со стороны ее партнеров, упрощает управление компанией с целью дальнейшего развития. К основным плюсам перевода бумажных документов в безбумажный формат относятся следующие:

• Минимизация нагрузки на персонал ведет к сокращению трудозатрат, увеличению производительности труда.
• Снижаются расходы компании на ведение и хранение «гор бумаг» – электронные файлы с информацией всегда «под рукой» и не требуют больших физических, денежных затрат на создание архивов.
• Уменьшаются риски потери документов, нивелируется влияние человеческого фактора при работе с данными, а значит, снижается вероятность ошибок, неточностей в документах.
• Организуется мгновенный доступ к нужным документам, ускоряется поиск требуемых версий бланков, решается проблема актуализации сведений.
• Обеспечивается конфиденциальность и защита данных от утечки или взлома. Функция разграничения пользовательского доступа гарантирует сохранность корпоративной информации, предотвращает ее распространение во внешнюю среду.
• Улучшается качество взаимодействия между работниками предприятия, его отделами и структурными подразделениями; облегчаются процессы коммуникации в ходе обмена информацией, развивается корпоративная культура.
• Формируется единая информационная база данных предприятия с ведением архивов, контролем последних версий, управлением доступом, созданием справочников, интеграцией с офисным ПО, электронной почтой.
• Создаются удобные возможности для эффективного контроля всех этапов работы сотрудников, обеспечения прозрачности бизнес-процессов, формирования сводных аналитических отчетов для различных целей.

Использование профильных СЭД также позволяет бизнесу соблюсти стандарты ISO 9000 – переход на ПО помогает обеспечить эффективное информационное взаимодействие и организовать полностью контролируемый, прозрачный документооборот на предприятии. Серия этих межгосударственных стандартов содержит основные положения функционирования систем менеджмента качества и подходит для любых организаций независимо от их размеров и видов.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

Для успешного и оперативного перехода на ЭДО подбирать софт нужно с учетом специфики деятельности конкретного предприятия и стоящих задач. Предварительно рекомендуется пройти полный аудит бизнес-процессов, а затем четко определить, какие вопросы поможет решить внедрение СЭД.

Что еще важно, при выборе ПО нужно учитывать функционал решения, включая возможности доработки, индивидуализации под запросы отдельной организации; ценовую политику и масштабируемость системы. Способность продукта без ограничений обрабатывать повышенный объем операций имеет первостепенное значение для крупного бизнеса, для растущих предприятий. От перечисленных свойств напрямую будет зависеть масштаб вовлеченности работников в систему, уровень оптимизации работы. Найти правильное решение с наименьшими затратами помогут следующие рекомендации по выбору софта:

• Определите совокупные затраты на использование продукта – большая часть предлагаемых на рынке систем включает отдельные модули, за каждый из которых нужно платить. Подсчитайте, во сколько обойдется содержание сервера, место в электронном хранилище, лицензия для пользователей, техподдержка и установка продукта.
• Уточните доступные пользователям функции – продвинутые решения содержат дополнительные инструменты для управления. Чем шире функционал, тем меньше впоследствии придется дорабатывать ПО и проводить интеграции. Облегчить работу помогут такие функции как работа с КЭД и НЭП, поддержка ЭЦП, конструктор для создания управленческой отчетности, ПО для оцифровки бумаг, приложение для контроля версий документов и др.
• Оцените масштабируемость продукта – такой подход позволит пользователям настроить рабочие функции системы с учетом стоящих перед бизнесом потребностей. Иначе придется много платить за интеграцию и доработку ПО.
• Учтите интерфейс пользователя – удобный пользовательский интерфейс повышает качество работы с софтом, увеличивает производительность труда. Что особенно важно: наличие в программе меню, встроенная кастомизация рабочего стола, интуитивно понятное расположение функций, конструктор для визуализации процессов.
• Изучите проработку аппаратной части – хорошая система должна быстро интегрироваться с другими, используемыми предприятием продуктами. К примеру, с 1С, ERP, CRM и т.д.
• Узнайте перечень услуг техподдержки – служба саппорт должна оперативно помогать избавиться от технических ошибок, консультировать и обучать пользователей. Очень хорошо, если имеется форум, различные варианты связи со специалистами службы.

Перед приобретением софта рекомендуется провести тестирование пробной версии или воспользоваться демодоступом. Это поможет четко понять, подходит продукт для дальнейшей постоянной работы или нет.

Порядок внедрения системы автоматизации

После того, как система автоматизации документооборота и учета выбрана, нужно корректно внедрить ПО и затем его настроить. От правильности действий будет зависеть качество работы софта, возможность использования всех функций и эффективность СЭД.

Процесс внедрения продукта включает следующие этапы:

• Установка программы с развертыванием всех основных модулей софта, настройкой рабочей конфигурации и функционала.
• Интеграция других продуктов – с учетом стоящих задач и вида бизнеса можно синхронизировать решение с 1С, CRM, ERP и пр.
• Настройка регламента бизнес-процессов, включая порядок регистрации документации (входящей, исходящей), порядок согласования, редактирования, утверждения и др.
• Подготовка ПО к дальнейшему использованию с проработкой пользовательских прав, настройкой форм отчетов, корректировкой инструментов оптимизации документооборота.
• Тестирование системы на безопасность, стабильности использования – позволяет выявить и устранить технические ошибки, возможные уязвимости в интеграции или настройках продукта.
• Тренинг* специалистов – проводится в завершение внедрения СЭД и предполагает распределение ролей пользователей между персоналом компании. Тренинг* проводят с учетом должностных обязанностей, полномочий персонала.

В дальнейшем, уже в ходе работы ПО, выполняется окончательная отладка системы, включая кастомизацию интерфейса, для удобства пользователей. В среднем для небольшого предприятия на внедрение легкой программы нужно 3-4 недели. Для крупных предприятий это время может увеличиться до нескольких месяцев в зависимости от сложности интеграции и развертывания.

Критерии эффективности автоматизированной системы управления

Оценивать эффективность перехода на ЭДО в результате внедрения системы нужно из соотношения затрат предприятия на содержание софта и полученных преимуществ. При этом применяют такие критерии:

• Зрелость программы, уровень ее проработки, отсутствие или наличие «сырых» ошибок, функционал.
• Соответствие ПО задачам предприятия, отраслевым стандартам, виду деятельности.
• Уровень защиты информации, устойчивость продукта к DDOS-атакам, взлому, стабильность работы программы.
• Масштабируемость и доступность ПО, включая способности к интеграции, доработкам функционала при расширении (горизонтальном или вертикальном) бизнеса, кастомизации пользовательского интерфейса, расширению мощности и т.д.
• Расходы на содержание – к стоимости самой лицензии нужно добавить затраты на подключение допмодулей, на подписку, обновление, сопровождение продукта.
• Качество службы техподдержки – учитывать нужно не только перечень решаемых специалистами вопросов, но и скорость реакции, способы коммуникации.

Автоматизация документооборота с помощью ПО FIS

Мы автоматизируем документооборот предприятий с помощью программы FIS Docflow. Продукт включает электронное хранилище, а также 3 модуля для организации и ведения документооборота. Функциональность системы позволяет быстро и удобно работать с документами, поручениями; обрабатывать все виды корреспонденции; контролировать исполнение и согласование поручений. Защищенное электронное хранилище предназначено для надежного хранения информации с расположением в каталоге по иерархии; созданием резервных копий для важных данных.

Внедрение системы FIS Docflow обеспечивает автоматизацию ЭДО предприятия с настройкой под специфику бизнеса, потребности и требования заказчика. Закажите презентацию продукта, и наши специалисты помогут подобрать для вас оптимальный вариант программного обеспечения.

* В партнерстве с Сибинфоцентр