Система управления бизнес процессами BPM

Разработка систем управления бизнес процессами BPM постоянно эволюционирует. Развитие бизнеса не стоит на месте и требует таких ИТ-продуктов, которые позволят эффективно управлять процессами без значительного роста расходов предприятия. Именно поэтому многие организации переходят на процессное управление своей деятельностью. Рассказываем, что такое БПМ, и какие функции выполняет на практике.

История возникновения BPM

Понятие BPM – это такой принцип контроля работы предприятия, при котором каждый из процессов его деятельности рассматривается как отдельный ресурс. В совокупности весь бизнес представляет набор определенных процессов, то есть ресурсов, на которые можно влиять, совершенствовать, дорабатывать. В результате руководитель получает возможность управлять бизнес-процессами и, как следствие, самим предприятием, повышая его клиентоориентированность и эффективность.

Концепция BPM (business process management) стала использоваться относительно недавно, примерно с начала 2000-х годов. Однако сам подобный подход «рассматривать бизнес как набор определенных процессов» возник уже давно, где-то в начале ХХ века. Первые примеры подобных наработок созданы американским инженером Фредериком Тэйлором, который был основоположником менеджмента, создателем перспективных методов реинжиниринга промышленности. Несмотря на то, что его принципы больше трактуются как человеческий фактор и ограничены сферой ручного труда, именно в то время зародились первые зачатки методологии BPM системы управления бизнес-процессами организации.

Следующий весомый вклад в развитие технологий управления бизнес-процессами компании был сделан в 80-х годах, когда известная по всему миру японская корпорация «Motorola» разработала концепцию «Шесть сигм». В основе этой практически состоявшейся BPM-системы контроля бизнес-процессов лежит точность показателей и ориентация на клиентов. Оптимизация деятельности предприятия, в первую очередь, достигается за счет корректных точных данных, минимизации ошибок в каждом отдельном бизнес-процессе. В числе задействованных инструментов нужно отметить учет KPI, а также управление качеством. За счет тщательной проработки теоретической части, подкрепления предположений точными показателями и сегодня многие предприятия успешно применяют подход «Шести сигм» для управления своими бизнес-процессами.

На результативность развития концепций управления бизнес-процессами напрямую влияли технологические возможности менеджеров. Для удовлетворения возникшего спроса были созданы средства управления бизнес-процессами BPM. Это ПО позволило реализовать на практике эффективное руководство предприятием, выстроить высокоэффективную систему управления бизнес-процессами предприятия.

В 90-х годах произошла мощная компьютеризация экономики западных стран. Однако значимость в business-process BPM не сразу была очевидной. Огромную роль в развитии этого подхода тогда сыграли небольшие, но известные в дальнейшем разработчики – к примеру, Collaxa, Intalio и Vitria.

Для улучшения функционала системы среди разработчиков BPM стандартов появились системные базовые технологии, включая универсальный, не привязанный к другим программным языкам формат XML. Он позволил читать разнотипные данные в рамках единого потока информации, обмениваться сведениями между разными бизнес-приложениями. В дальнейшем на основе XML-формата образовался язык моделирования BPEL для описания бизнес-процессов, ставший основным в сегменте реализации ИТ-систем управления бизнес-процессами компании.

Более четкие требования удалось выработать к началу 2000-х годов. Американский крупнейший поставщик серверного оборудования и производитель ПО Oracle Corporation приобрел инновационного разработчика Collaxa и занялся серьезными инвестированиями в перспективный сегмент бизнеса BPM. В результате в 2004 году была образована BPM Standards Group, в которую вошли такие авторитетные поставщики ПО как IBM, IDC, SAP, Applix, TDWI. Задачей этой группы стало формирование стандартов BPM в виде совокупности различных технологий, последовательно раскрывающих цели, концепцию и задачи системы управления процессами предприятия.

По итогу разработки и внедрения ПО для управления бизнес-процессами обеспечивается, прежде всего, моделирование таких процессов на всех уровнях, а затем автоматизация управления. Речь идет о возможности моделирования по следующим уровням:

• Управленческий – предназначен для использования продукта менеджером, не обладающим познаниями в программировании.
• Технологический – предусматривает варианты выстраивания в организации бизнес-процессов с помощью рабочих BPM инструментов управления бизнес-процессами.
• Программный – посредством применения средств разработки обеспечивает эффективное функционирование платформы.

Основоположники-разработчики данной технологии определили, что для практического внедрения моделирования на первых двух уровнях предприятие тратит около 80% своих ресурсов. Повышение издержек вызвано необходимостью частого внесения изменений и доработок в ПО. В свою очередь корректировки обусловлены глобальным перечнем задач, которые стоят перед разработчиками при создании комплексного решения для управления бизнес-процессами компании.

Какие задачи решает BPM управление процессами?

Поскольку BPM система – это ПО для управления бизнес-процессами, для осознания его значимости стоит упомянуть о базовых ключевых задачах. Это позволит в полной мере оценить преимущества данной методологии для ведения и развития любого бизнеса вне зависимости от его специфики, масштабов и правового статуса.

Формализация

Для каждого из существующих в организации бизнес-процессов выстраивается четкий алгоритм, некое формальное описание, задающее порядок управления. Это позволяет устранить хаос в деятельности как всего предприятия, так и каждого его работника. В результате формализации становится понятно, кто из сотрудников и за что отвечает в компании; по какой причине задерживается решение конкретной задачи; кто ответственен за исполнение и др. К примеру, если сырье уже отгружено со склада поставщика, но не поступило на склад покупателя, очевидно, что задавать вопрос по задержке нужно службе доставке, а не складу.

Исполнение

Специальные средства управления бизнес-процессами позволяют контролировать степень исполнения того или иного поручения, работы. Для достижения поставленной задачи система позволяет пользователю выполнять необходимые действия – к примеру, вносить данные, передавать информацию, делать расчеты и т.д.  Как результат повышается исполнительская дисциплина, растет эффективность труда.

Управление

Эффективное управление бизнес-процессами становится возможным в результате разработки четкого регламента. На этапе формализации разрабатываются нормативные правила предприятия – совокупность механизмов и алгоритмов, согласно которым осуществляется управление. При необходимости такой регламент (с обозначением конкретных сроков исполнения по каждому этапу, затратами ресурсов, уровнем загрузки персонала) можно корректировать, совершенствовать для повышения эффективности управления и деятельности компании в целом. Соблюдение установленных правил обеспечивает прозрачность рабочих процессов предприятия, позволяет четко выполнять поставленные задачи в принятые сроки.

Сбор статистических данных

Внедрение системы позволяет собирать данные по бизнес-процессам – это, для примера, общее время исполнения; нарушение сроков; объем и распределение затраченных ресурсов, степень загрузки задействованных работников; критические расхождения и др. Сбор точных данных помогает ответственному менеджеру определять, за счет чего и как можно усовершенствовать нормативный регламент исполнения корпоративных процессов; где слабые, уязвимые места; как их устранить. Автоматизация управления, избавление работников от рутинных действий дают возможность снизить влияние человеческого фактора, оперативно выявлять проблемных участников и этапы.

Управление изменениями и контроль их эффективности

После внесения изменений возникает задача по мониторингу их эффективности. Для ее решения используются аналитические и статистические инструменты в зависимости от специфики бизнеса. Такое наблюдение позволяет пользователям-непрограммистам оперативно реагировать на ситуацию, при необходимости делать корректировки, настраивать правила и логику. Целевые показатели накапливаются в аналитических модулях и представлены в удобном визуальном формате, с отражением ограничений по ресурсам, подсветкой проблемных мест.

Гибкое реагирование на меняющуюся ситуацию позволяет бизнесу акцентироваться на тех процессах, которые по итогам деятельности приносят максимальную прибыль, и снижать до минимума действия, которые не приносят выгоды. За счет перестройки и качественного управления корпоративными процессами можно повысить финансовые результаты предприятия даже в условиях экономического спада, мирового кризиса.

Обозначенные выше базовые задачи могут дополняться в зависимости от рыночных потребностей дополнительными целями. К примеру, по интеграции с другими сервисами; встраиванию системы в IT-ландшафт компании. Нет ограничений в части совершенствования продукта с точки зрения удобств для пользователей и, как следствие, эффективности управления предприятием.

Внедрение BPM оправдано в разных отраслевых сферах. Есть решения для ритейла, финансового сектора, энергетического, промышленного, строительства, консалтинга и др. Если организация не занимается разработкой подобных решений, она может выступать в роли заказчика БПМ-системы для успешной трансформации своего бизнеса, автоматизации управления корпоративными процессами. К примеру, такими как закупки, производство, взаимодействие с клиентами, снабжение, sales-процессы, служба поддержки, маркетинг и т.д.

Какие задачи стоят перед заказчиками BPMS?

BPM система – это один из вариантов организации бизнес-процессов предприятия. Перед компанией-заказчиком стоят следующие актуальные задачи:

• Ускорение процессов снабжения.
• Организация процессов производства.
• Обеспечение эффективной загрузки рабочих мест.
• Организация сервисов кадрового администрирования.
• Обеспечение сохранности данных и их обработки.
• Сбор статистических данных, формирование сводной отчетности.
• Обеспечение взаимодействия внутри компании и т.д.

Таким образом сначала основной задачей внедрения BPM становится автоматизация рутинных задач на отдельном участке, направлении. В результате разрастания цифровизации трансформация охватывает все предприятие, появляются новые кейсы, фичи; под нужды компании разрабатываются новые регламенты.

Анализ и управление бизнес-процессами с помощью BPMS – это не просто ускорение работ. Это, в первую очередь, изменение качества корпоративных процессов; повышение степени их предсказуемости, контроля и управляемости. Кроме обозначенных выше задач, автоматизация должна соответствовать нормативным требованиям. В компетенцию разработчиков входит обеспечение соответствия функционала продукта нормам официального законодательства и ЛНА заказчика.

Конечная цель процессной трансформации – построение такой модели управления деятельностью, при которой участие работников сводится к минимуму или по возможности максимально ограничено. При формировании и внедрении новой технологии неизбежны изменения в структуре управления. В результате в значительной степени изменяется и сам продукт, услуга компании. Чтобы четко понимать, куда двигаться и как правильно перестраивать процессы, BPMS предусматривает возможности внесения корректировок в том или направлении по усмотрению пользователей.

В настоящее время развитие платформ не стоит на месте. Поставщики продуктов постоянно совершенствуют наработки, учитывая текущие потребности рынка, перспективы и технические возможности.

Современные BPMS: текущие и перспективные возможности

BPM (business process management) – это концепция управления предприятием, при которой все бизнес-процессы рассматриваются как отдельные ресурсы, постоянно адаптируемые к происходящим изменениям. В тенденциях развития BPM выделяются основные направления, связанные с трансформацией систем в самостоятельные полнофункциональные IT-продукты. Функционал решений дополняется механизмами для достижения следующих целей:

• Интеграция бизнес-системы с внешними модулями, ИС, инструментами для управления деятельностью, корпоративными базами, телефонией.
• Создание и настройка адаптивных понятных пользовательских интерфейсов.
• Настройка моделей управления бизнес-процессами с помощью готовых шаблонов или посредством добавления новых.

Внедрение и дальнейшая настройка обозначенных механизмов в классическом понимании подразумевает участие программистов для доработки функционала системы. ИТ-специалисты привлекаются для корректировки программного кода продукта. Поскольку потребность в такой доработке может быть регулярной, подобный подход выльется для предприятия в кругленькую сумму. Квалифицированному айтишнику придется хорошо заплатить, но сначала нужно будет найти действительно опытного специалиста, способного качественно доработать BPMS.

Сократить расходы и быстро настроить систему управления корпоративными процессами позволят специальные конструкторы, в основе применения которых лежит технология No-Code. С их помощью можно без значительных издержек для предприятия, привлечения программиста и корректировки кода настроить необходимый функционал BPMS. Любой работник компании с уровнем компетенций Citizen Developer сможет изменить под потребности бизнеса функционал продукта.

Задача масштабирования модулей для автоматизации процессов достигается путем применения методов машинного обучения. Эффективность использования таких инновационных разработок будет в полной мере доказана со временем. Вместе с тем, квалифицированный Citizen Developer и с помощью конструктора No-Code сможет самостоятельно доработать и настроить модули системы. Как показывает практический опыт использования IT-продуктов FIS Platform, подобные конструкторы объединяют два подхода – классический, рассчитанный на программистов, и основанный на применении No-Code технологий.

Рынок информационных решений для управления бизнес-процессами через BPMS системы еще только начал свое развитие в России. Пользователям предлагаются разные виды продуктов для этих целей, в том числе основанные на применении технологий без кода. Среди множества ПО выделяются стабильные решения, которые уже готовы к внедрению в отдельную отрасль или же сегмент экономики. Для бизнеса главная выгода от приобретения таких решений заключается, прежде всего, в существенной экономии расходов на поддержку функционирования BPM.