Что такое СЭД и зачем нужна автоматизация

Что такое СЭД и зачем нужна автоматизация

Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, направленное на работу с документацией компании на всех этапах жизненного цикла. Внедрение программы позволяет оптимизировать и автоматизировать процессы, связанные с оцифрованными документами. Автоматизация предприятия обеспечивает полное управление движением внутренними и внешними документами и их маршрутизацию.

Использование программ электронного обмена документацией позволяет объединить всю корпоративную информацию и сформировать цифровую среду для делопроизводства и удобной работы с файлами. Сегодня использование СЭД жизненно необходимо для работы любого предприятия, независимо от его организационной структуры управления, масштаба или оборота.

Какие задачи решает процесс оптимизация документооборота (офис без бумаг)

Автоматизация за счет внедрения СЭД позволяет реализовать концепцию «офис без бумаг» — полную оцифровку документации и электронное делопроизводство внутри организации. Это расширяет возможности предприятия и решает объемный перечень задач:

  • Исключение из оборота бумажной документации — переход на электронный оборот ускоряет обработку данных, снижает время на согласование и подготовку сопроводительных документов, а также сокращает затраты на поиск и создание документации.
  • Накопление Big Data для анализа — электронный документооборот и архивирование позволяют собрать объемную статистику для анализа и аудита предприятия. Это расширяет возможности отчетов и упрощает планирование и прогнозирование.
  • Повышение исполнительной дисциплины — СЭД упрощает координирование сотрудников, что повышает производительность, и ответственность персонала и ответственности персонала. Использование подобного софта облегчает контроль рабочей деятельности сотрудников, позволяя управлять кадровой нагрузкой.
  • Оптимизация бизнес-процессов — решение открывает новые возможности для работы со статистикой и аналитикой. Все бизнес-процессы становятся прозрачными, что позволяет исключить слабые места в бизнесе, сократить производственные и операционные издержки, и контролировать работу предприятия через онлайн-мониторинг.
  • Увеличение степени защиты данных — модуль шифрования и иерархия доступов в файлах электронного хранилища повышают безопасность документации предприятия и предупреждают утечку конфиденциальной информации.
  • Развитие корпоративной культуры — электронный документооборот упрощает взаимодействие между сотрудниками внутри предприятия. Четко выстроенные вертикали руководства и горизонтальные связи между персоналом помогают избежать негатива в коллективе и повысить корпоративный дух.
  • Ускорение обучения новых кадров — база знаний и оповещения в СЭД дополнительно облегчает адаптацию новых сотрудников, что сокращает затраты на обучение и упрощает работу HR.

Переход на СЭД способствует глобальной оптимизации внутренних процессов предприятия, что повышает качество предоставляемого сервиса и позволяет сконцентрировать основные ресурсы на работе с клиентами. Это увеличивает прибыль организации и повышает конкурентоспособность.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

СЭД между собой можно классифицировать в зависимости от функциональности и преследуемых задач при внедрении. Условно СЭД для предприятий разделены на 4 категории:

  • Программное обеспечение для организации делопроизводства — универсальный софт, позволяющий оцифровывать документацию юридических лиц, независимо от масштаба компании или сферы деятельности. Софт предполагает организацию строгой вертикальной структуры управления, а также работу по регламентам и стандартизированным правилам.
  • Электронные архивы — ПО, ориентированные на обработку больших массивов электронной документации. Функционал ЭА затачивается под кластеризацию и классификацию временно неиспользуемых данных для корректного индексирования и быстрого поиска информации. Электронные архивы часто используются для оцифровки и переноса бумажной документации из офлайн среды, что позволяет создать единую базу данных с полной историей документооборота предприятия.
  • Workflow-софт — программное обеспечение для управления бизнес-процессами предприятия и автоматизации документооборота. Workflow-решения больше всего подходят для бизнеса с высокой степенью организации и объемным обменом документации, поскольку позволяют оптимизировать целые процессы.
  • ECM — софт по управлению корпоративным контентом, ориентированный под работу со структурированными данными и некаталогизированными массивами информации. ECM — это гибкое программное обеспечение для создания, хранения и обработки электронных файлов и документации. Функционал ECM позволяет управлять записями библиотеки знаний, точечно управлять заданиями сотрудников и веб-содержимым, а также поддерживать разделение данных на workflow-потоки. ECM помогает не только управлять документооборотом, но и загрузкой ресурсов, KPI и нагрузкой на кадры.

Также на рынке можно встретить комплексные решения, объединяющие в себе функционал из программ нескольких категорий. Например, современные СЭД почти всегда включают электронные архивы и часто объединяются с ECM или Workflow. Такой софт сложнее в управлении, однако позволяет организовать полностью автоматизированный документооборот на предприятии и точечно настроить бизнес-процессы под специфику бизнеса и задачи компании.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Внедрение СЭД обладает большим рядом преимуществ для бизнеса, укрепляет позиции предприятия на рынке и упрощает дальнейшее развитие и масштабирование. Из основных плюсов перевода рабочей документации в программу электронного документооборота:

  • Повышение производительности труда, снижение рутинной нагрузки на сотрудников.
  • Сокращение издержек предприятия на хранение документации — электронный архив обходится в разы дешевле физического хранения файлов.
  • Снижение влияния человеческого фактора на работу с документацией, ускорение поиска файлов, а также сокращение ошибок и опечаток в документах.
  • Полная защита конфиденциальной информации от утечки данных или взлома. Разграничение прав доступа к корпоративным документам исключает распространения конфиденциальной информации внутри компании.
  • Улучшение качества взаимодействия между структурными отделениями компании и отдельными сотрудниками.
  • Обеспечение быстрого доступа к данным предприятия и формирование централизованной базы данных с актуальными файлами и электронным архивом.
  • Удобный контроль деятельности сотрудников и движения операционных процессов, масса актуальной информации для формирования сводных отчетов и аналитики.

Переход бизнеса на использование профильного программного обеспечения также позволяет выполнить часть условий для стандартизации по ISO 9000 — использование СЭД помогает организовать прозрачный документооборот и обеспечение информационного взаимодействия. Международные стандарты 9000 серии применимы к системам менеджмента качества практически предприятий любых отраслей и необходимы для повышения конкурентоспособности бизнеса на рынке.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

Для быстрого перехода на электронный документооборот требуется подобрать решение исходя из реальных задач предприятия. В первую очередь необходим полный аудит организации и анализ бизнес-процессов, а также определение спектра задач, которые планируется решить с помощью внедрения СЭД.

При выборе продукта важно ориентироваться на функциональность и масштабируемость продукта, ценовую политику софта, а также способность к доработке функционала и кастомизации интерфейса. От этого зависит вовлеченность персонала в программу и степень оптимизации бизнес-процессов. При выборе СЭД существует ряд рекомендаций, который поможет подобрать решение и избежать непредвиденных затрат:

  • Подсчитайте суммарную стоимость владения софтом — большинство СЭД состоит из отдельных платных модулей, необходимых для оцифровки документации и полной оптимизации документооборота на предприятии. Определите стоимость содержания серверной части продукта, необходимость дополнительной платы за место в электронном хранилище или количество пользователей в лицензии, а также цены на внедрение и техническую поддержку.
  • Проанализируйте доступный функционал — многие решения предлагают дополнительные инструменты для управления бизнесом, что позволяет сократить количество интеграций и доработки ПО. Например, для СЭД важна поддержка электронных подписей и удобная работа с НЭП и КЭД. Также преимуществом будет наличие инструментов для сравнения истории версий документации, гибкого конструктора для формирования отчетов и приложения для оцифровки бумажных документов.
  • Определите масштабируемость ПО — это поможет настраивать функционал СЭД исходя из реальных потребностей предприятия на каждом этапе развития бизнеса. В противном случае потребуется дорогостоящая доработка и интеграция дополнительных модулей.
  • Учитывайте проработку аппаратной части продукта — СЭД должна синхронизироваться со всем программным обеспечением предприятия. Распределение потоков и характер поддержки СУБД, открытый исходный код или API влияют на сложность интеграции СЭД с другими продуктами — при масштабировании придется синхронизировать продукт с CRM или ERP, 1С и т. д.
  • Оценивайте пользовательский интерфейс — для удобной работы с софтом бонусом будет наличие кастомизации рабочего стола и меню в программе, визуализированный конструктор бизнес-процессов, интуитивное расположение функционала. Качество юзабилити напрямую влияет на скорость обучения сотрудников работе с СЭД, а также сказывается на общей производительности персонала.
  • Изучите компоненты технической поддержки — саппорт СЭД должен обеспечивать оперативную помощь в устранении технических ошибок, а также проводить консультации и обучение персонала. Бонусом для продукта станет наличие профильного форума поддержки, сразу несколько вариантов связи с саппортом, а также проработанная проектная документация с локализаций на родной язык пользователей.

Всегда старайтесь протестировать базовую версию системы или воспользоваться демонстрационным периодом. Это поможет определить степень юзабилити и параметры функционала продукта до полного перехода на СЭД и при необходимо сменить выбор на более подходящее решение.

Порядок внедрения системы автоматизации

После выбора СЭД остается спланировать внедрение и настройку продукта. Именно от внедрения зависит функциональность и возможность реализации всех бизнес-задач предприятия СЭД.

Внедрение программного обеспечения осуществляется в несколько этапов:

  • Установка СЭД — развертываются основные модули программы, настраивается конфигурация системы и базовые функции.
  • Интеграция сторонних продуктов — к СЭД в зависимости от задач предприятия и специфики бизнеса подключается CRM или ERP, настраивается синхронизация с 1С и т. д.
  • Настройка бизнес-процессов — прорабатывается порядок обработки, регистрации и отслеживания входящей и исходящей документации предприятия, этапы согласования нормативных документов и сопутствующих файлов.
  • Подготовка программного обеспечения к работе — после интеграции прорабатываются права пользователей в СЭД, настраивается отчетность и корректируются функции по оптимизации оборота документов и делопроизводства.
  • Комплексное тестирование СЭД — перед релизом запускается глобальное тестирование, позволяющее определить технические ошибки и уязвимости в настройках системы или интеграциях. Все проблемы устраняются и проверяется стабильность и безопасность СЭД.
  • Обучение сотрудников и руководителей — финальная стадия внедрения предполагает распределение ролей в СЭД между сотрудниками предприятия и обучение согласно должностным полномочиям персонала. Отдельно проводится обучение руководителей предприятия и администраторов СЭД по работе и управлению программным обеспечением.

После ввода системы в эксплуатацию проводится мониторинг работоспособности ПО и отладка — исходя из накопленного практического опыта корректируются бизнес-процессы, меняются особенности делопроизводства и кастомизируется интерфейс для более удобной работы пользователей с программой.

Затраты на внедрение определяются исходя из масштаба предприятия, сложности текущих бизнес-процессов и задач по автоматизации. Время внедрения легкой СЭД для небольшой компании в среднем занимает около 3-4 недели, для реализации всех бизнес-задач крупной корпорации может потребоваться несколько месяцев на развертывание и интеграции.

Критерии эффективности автоматизированной системы управления

Эффективность работы СЭД и перехода на электронный оборот документов оценивается исходя из соотношения издержек на поддержку системы и преимуществ, предоставляемых бизнесу после внедрения. Для оценки эффективности используются следующие критерии:

  • Зрелость системы на рынке — уровень проработки системы, обилие функционала и количество технических ошибок, связанных с сыростью исходного кода или несвоевременным обновлением продукта.
  • Соответствие продукта задачам предприятия, специфики бизнеса и отраслевым стандартам.
  • Степень защиты базы данных и стабильность продукта, устойчивость к взлому и DDOS-атакам.
  • Уровень доступности СЭД — функциональность конструктора бизнес-процессов, степень настройки системы пользовательского доступа, возможность кастомизации интерфейса.
  • Масштабируемость — возможность доработки функционала и интеграции со сторонними IT-продуктами, способность к расширению производственных мощностей и добавления инструментария для горизонтального и вертикального развития предприятия.
  • Стоимость содержания — цена на лицензию или SaaS-подписку СЭД, стоимость подключения дополнительных программных модулей, техподдержки, сопровождения и администрирования проекта. Также при расчете стоимости содержания важно учитывать затраты на аппаратное обеспечение.
  • Качество технической поддержки — скорость отклика саппорта, количество вариантов связи с техподдержкой, полнота консультации клиента и помощи в устранении технических проблем.

Крайне важно, чтобы система автоматизации электронного документооборота могла полностью удовлетворить потребности предприятия в реальном времени, а также предполагала расширение функционала при масштабировании бизнеса.

Автоматизация документооборота с помощью ПО FIS

Полностью автоматизировать делопроизводство и обмен документацией возможно благодаря профильному решению от FIS — программе Docflow. Решение разделено на 3 программных модуля, отвечающих за инструменты для работы с документами и поручениями, а также электронное хранилище документации.

Принцип работы системы следующий:

  • Модуль работы с документами помогает удобно создавать новые файлы, регистрировать входящую и исходящую документацию предприятия, а также контролировать документооборот — движение и историю изменения любых файлов.
  • Электронное хранилище представляет собой защищенное пространство на сервере организации, используемое для хранения документов и вложений. Функциональность хранилища позволяет организовать иерархический каталог документов для удобного поиска и классификации файлов, а также создание сложной системы независимых резервных копий для важной документации.
  • Модуль работы с поручениями упрощает постановку задач сотрудникам предприятия по делопроизводству. Программа способствует оптимизации и полному контролю движения документов внутри компании, а также постановке поручений и координирования персонала. Функционал модуля предполагает обширный инструментарий для настройки сценариев и маршрутов движения внешней и внутренней документации, а также сопроводительных файлов.

Внедрение FIS Docflow обеспечивает формирование понятной организационной структуры предприятия, а также инструментов для постановки поручений по автоматизации делопроизводства. Система позволяет настроить маршрутизацию документов внутри предприятия и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с делопроизводством.

При этом FIS Docflow гарантирует стабильную работу электронного хранилища и защиту конфиденциальных данных предприятия, и позволяет не менять процессы при изменении кадрового состава. Это выгодно отличает систему на рынке и способствует автоматизации документационного оборота фирмы при наименьших затратах на внедрение и поддержку модулей FIS.

Если у вас возникла потребность во внедрении СЭД, закажите презентацию FIS Docflow. Мы поможем подобрать оптимальный вариант системы исходя из специфики и задач бизнеса, и автоматизируем документооборот на всех этапах жизненного цикла документа.