Управление закупками

Управление закупками – это сложный и многофункциональный процесс, который играет значительную роль в работе любого предприятия. Эффективность закупочной деятельности оказывает влияние на финансовые показатели компании, ее конкурентоспособность и стабильность. В этой статье мы рассмотрим основные аспекты управления закупками, цели и задачи этого процесса, а также оценку эффективности и ошибки, которые могут возникнуть при реализации закупочных стратегий.

Цели и задачи закупочной деятельности

Закупочная деятельность предприятия играет ключевую роль в обеспечении непрерывного производства и успешной реализации проектов. Корректно выстроенный процесс обеспечивает максимальную экономическую эффективность, поставки необходимых материалов и услуг по минимальным ценам без ущерба для качества. Важным принципом закупок является соблюдение соотношения «цена-качество», которое подразумевает поиск оптимального баланса между стоимостью товаров, их качеством и условиями доставки.

Одна из важных задач закупочной деятельности – сокращение сроков поставки, что позволяет снизить время доставки собственного продукта или услуги на рынок. Это также способствует созданию оптимального объема запасов сырья, который обеспечивает стабильное производство даже при возникновении проблем с поставками или форс-мажорных обстоятельствах.

Управление закупками направлено на достижение следующих целей:

➔    Обеспечение стабильных поставок с максимальной экономической эффективностью.

➔    Закупка материалов и услуг по минимальным ценам с соблюдением принципа «цена-качество».

➔    Ускорение процесса поставки и снижение времени выхода продукции на рынок.

➔    Поддержание оптимального уровня запасов сырья для обеспечения непрерывного производства.

➔    Создание долгосрочных и взаимовыгодных партнерских отношений с поставщиками.

Задачи в управлении закупками зависят от специфики предприятия, но, как правило, включают следующие аспекты:

1. Разработка и внедрение системы управления закупками.
2. Определение требований к поставщикам и товарно-материальным ценностям.
3. Мониторинг и анализ рынка поставщиков.
4. Формирование и реализация закупочной стратегии.
5. Управление закупками ресурсов проекта и контроль качества поставок.

Ключевым аспектом управления закупками является разработка и поддержание долгосрочных партнерских отношений с поставщиками. Выстроенная система взаимодействия с контрагентами позволяет предприятию получать выгодные условия сотрудничества, гарантии качества и надежность поставок.

Разработка стратегии закупочной деятельности предприятия

Стратегия управления закупками на предприятии включает в себя учет различных приоритетов и координацию взаимодействия между финансовым, операционным и логистическим менеджментом. Успешная стратегия обеспечивает оптимальное сочетание различных критериев, таких как снижение затрат, удовлетворение производственных потребностей и минимизация рисков.

Примеры реализации:

➔    Для финансового менеджмента важными критериями являются минимизация затрат на закупку ресурсов, сокращение потребности в дополнительных инвестициях, уменьшение финансовых рисков и увеличение скорости оборота капитала.

➔    Операционный менеджмент, в свою очередь, ориентирован на удовлетворение плановых заявок, согласование сроков доставки с производственным расписанием, поддержание высокого качества ресурсов и исключение сбоев в поставках.

Стратегическое видение закупочной деятельности напрямую влияет на результативность и эффективность деятельности компании, а также на ее конкурентоспособность. Грамотно разработанная стратегия закупок должна быть гибкой и способной адаптироваться к изменениям на рынке и внутренним потребностям предприятия. Система включает выбор методов управления закупками, координацию закупок и заказов, а также организацию и размещение заказов в соответствии с потребностями бизнеса.

Описание процесса организации закупки

Процесс организации закупки на предприятии включает в себя ряд последовательных этапов, обеспечивающих эффективное управление закупками:

1. Определение потребностей в товарах и услугах, формирование заказов и требований к закупаемым позициям.
2. Анализ запасов на складе и актуализация данных о наличии товаров.
3. Оценка условий поставок, исследование рынка и выявление возможностей потенциальных поставщиков на конкурсной основе.
4. Изучение источников закупки и выбор поставщиков с учетом внутренней политики компании.
5. Установление экономических связей с поставщиками товаров и услуг.
6. Проведение контроля исполнения обязательств поставщиками, соблюдение сроков поставки.
7. Получение и осмотр товара, анализ качества предоставляемых услуг.
8. Документальное сопровождение закупочного процесса, включая подписание входящей документации и оплату товаров и услуг.
9. Претензионная работа при возникновении споров с поставщиками по поводу сроков, количества и качества поставляемых товаров или услуг.

Каждый этап процесса организации закупок необходимо тщательно продумать и наладить для обеспечения эффективного и безопасного снабжения предприятия необходимыми товарными и материальными ресурсами.

Распространенные проблемы в управлении закупками

При управлении закупками менеджмент компании может столкнуться с рядом проблем и ошибок, которые могут негативно сказаться на эффективности процесса и привести к увеличению затрат или снижению качества товаров и услуг.

К типовым проблемам относятся:

●     Ошибки в определении потребностей предприятия и формировании технических заданий.

●     Несоблюдение законодательства и правил проведения закупок.

●     Недостаточный контроль над исполнением договорных обязательств и качеством поставляемых товаров и услуг.

●     Отсутствие новаторских подходов к оптимизации управления закупками, устаревшие методы работы.

●     Некорректное разделение ответственности между подразделениями усложняет координацию и взаимодействие внутри компании.

●     Осуществление закупок без согласованного плана может привести к хаотичным и неэффективным приобретениям.

●     Отсутствие квалифицированных сотрудников затрудняет эффективное управление закупочными процессами.

●     Неформализованная закупочная стратегия может вызвать непоследовательность и бессистемность в процессе.

●     Длительное согласование договоров с поставщиками приводит к задержкам и срывам поставок.

●     Отсутствие внутреннего контроля над закупочной деятельностью затрудняет выявление и устранение проблем и недостатков.

Для преодоления указанных проблем необходимо проводить анализ текущей закупочной деятельности, внедрять современные методы управления, обучать сотрудников и разрабатывать четкую стратегию закупок, учитывающую специфику предприятия и требования рынка.

Оптимизация процесса закупок

Для повышения эффективности закупочной деятельности предприятия стоит рассмотреть следующие действия:

1. Определение приоритетов во взаимодействии с поставщиками и потребителями, а также разработка критериев для отбора партнеров и оценки сотрудничества.
2. Составление внутреннего регламента, описывающего процесс закупки и его этапы.
3. Адаптация организационной структуры для поддержки взаимодействия сторон, а также распределение полномочий и ответственности участников процесса закупок.
4. Разработка критериев оценки качества и эффективности закупочной деятельности в целом.
5. Анализ и развитие организационных способностей в области управления поставками и координации взаимодействия.
6. Автоматизация закупочных процессов для ускорения оформления заказов, упрощения контроля, сокращения ошибок и оптимизации работы отдела закупок.
7. Стандартизация договоров, включая определение четкой последовательности этапов согласования и подписания, а также создание шаблонов контрактов.
8. Контроль сроков процесса закупки, чтобы своевременно отслеживать выполнение задач и корректировать планы при необходимости.

Применение этих подходов позволит улучшить процесс закупок на предприятии, снизить затраты, повысить качество товаров и услуг, а также укрепить партнерские отношения с поставщиками.

Преимущества платформы FIS Platform

Платформа FIS Platform от компании FIS предоставляет множество преимуществ для управления закупками на предприятии. Перечислим основные возможности программного решения:

➔    Интеграция различныx бизнес-процессов управления закупками обеспечивает эффективный контроль над всеми этапами закупочной деятельности.

➔    Возможность автоматизации рутинных задач, связанных с закупками, снижает вероятность ошибок и упрощает управление закупками и заказами.

➔    Гибкость настройки платформы, позволяющая адаптировать ее под специфику предприятия и изменяющиеся условия рынка.

➔    Повышение прозрачности и контроля над процессами управления закупками на предприятии и размещением заказов благодаря централизованному хранению информации о поставщиках, договорах и закупках.

➔   Улучшение аналитических возможностей позволяет быстрее и точнее оценивать эффективность закупочной деятельности предприятия и определять направления для оптимизации процессов.

Использование ПО FIS Platform позволяет значительно повысить эффективность закупочной деятельности предприятия, снизить риски, связанные с поставками, и улучшить контроль над всеми этапами процесса управления закупками на производственном предприятии.